Die Einladung zur Jahreshauptversammlung muss schriftlich und rechtzeitig (2 Wochen vorher) an alle Mitglieder versendet werden. Sie soll alle notwendigen Informationen wie z. B. Ort, Datum, Beginn und Tagesordnungspunkte beinhalten.
Es empfiehlt sich auch frühzeitig an die schriftliche Einladung der Ehrengäste (Ortsbäuerin, Vertreter der Seniorenvereinigung auf Ortsebene, Bezirksobmann der Südtiroler Bauernjugend, Bezirksleiterin der Südtiroler Bauernjugend, Bezirksausschussmitglied der Südtiroler Bauernjugend, Bürgermeister, Pfarrer, Jugendasessor, usw.) zu denken! Der Ortsobmann des Bauernbundes ist Rechtsmitglied. Er sollte unbedingt anwesend sein.